Système d'alerte

Questions et réponses relatives au Médiateur (Ombudsstelle), à la procédure de réclamation en vertu de la loi allemande sur le devoir de vigilance dans les chaînes d'approvisionnement et au système d'alerte interne basé sur Internet au sein des sociétés du groupe Quality Group (« TQG »)

 

I. Qu'est-ce qu'un médiateur / bureau des réclamations (« système d'alerte ») ?

Dans le cadre de la lutte contre les violations des dispositions légales et/ou des règles de conformité internes, ainsi que contre les violations des obligations de diligence raisonnable en matière de droits humains et d'environnement, TQG a désigné une avocate externe en tant que médiatrice (Ombudsfrau) et point de contact pour notre système d'alerte. La médiatrice est à la disposition de tous les lanceurs d'alerte souhaitant signaler, de manière confidentielle, des irrégularités au sein de TQG.

 

II. Qui peut s'adresser au système d'alerte ?

Notre système d'alerte, géré par notre médiatrice, est en principe ouvert à toute personne pouvant signaler un comportement illicite. Il peut s'agir de collaborateurs, de clients ou d'autres tiers. Sont acceptés tous les signalements pour lesquels vous avez un soupçon de violation et qui relèvent du domaine thématique défini.

 

III. Sur quels sujets des signalements peuvent-ils être effectués ?

Le système d'alerte est disponible pour les signalements concernant des violations de lois et de règlements, ainsi que des risques liés aux droits humains et à l'environnement et des manquements aux obligations de diligence raisonnable, dans la mesure où ceux-ci concernent notre entreprise, notre secteur d'activité ou nos fournisseurs tout au long de la chaîne d'approvisionnement.

Les sujets pouvant faire l'objet d'un signalement comprennent notamment :

  • Corruption, blanchiment d'argent, pots-de-vin, financement du terrorisme, violations des contrôles à l'exportation
  • Comportements anticoncurrentiels
  • Violations du code de conduite et d'autres directives internes de TQG (par exemple, les directives d'achat)
  • Sécurité des produits
  • Discrimination, harcèlement, droits fondamentaux
  • Santé, sécurité au travail, protection des travailleurs
  • Questions de ressources humaines, y compris le non-respect des instructions de travail
  • Violations en matière de protection des données et de sécurité de l'information
  • Violations du droit de la concurrence
  • Questions relevant du droit de l'UE au sens de la directive européenne sur les lanceurs d'alerte 2019/1937 et de la loi allemande sur la protection des lanceurs d'alerte (Hinweisgeberschutzgesetz)
  • Violations des obligations de diligence raisonnable en matière de droits humains et d'environnement.

Le système d'alerte n'est pas destiné aux réclamations relatives à l'activité opérationnelle courante. Les signalements effectués via le système d'alerte qui concernent des sujets ne relevant pas du domaine défini seront transmis aux interlocuteurs compétents, sous réserve du consentement du lanceur d'alerte, ou les interlocuteurs compétents seront indiqués.

 

IV. Comment les signalements peuvent-ils être effectués ?

TQG :

Nos collaborateurs peuvent à tout moment s'adresser à leur supérieur hiérarchique, au service des ressources humaines ou à d'autres services de l'entreprise pour effectuer un signalement. Pour les sociétés basées aux États-Unis, le Chief Legal Officer local est également disponible comme point de contact (« Chief Legal Officer »). Pour toutes les autres sociétés, le General Counsel et Chief Compliance Officer est le point de contact.

 

Système d'alerte / médiatrice :

En outre, nos collaborateurs, nos partenaires commerciaux et d'autres tiers ont accès à notre système d'alerte, par lequel des signalements peuvent être adressés à notre médiatrice. Vous pouvez soumettre vos signalements par téléphone, par courrier postal, par e-mail ou lors d'un rendez-vous en personne.

 

Maître Dr. Kathrin J. Niewiarra, médiatrice (Ombudsfrau)

Philippistrasse 11

14059 Berlin, Allemagne

 

E-mail : TQGG@compliance-aid.com

Téléphone : +49 (0) 30 / 4036750-17

 

Les signalements peuvent être effectués en allemand et en anglais.

Il est également possible d'adresser des signalements à la médiatrice via notre système d'alerte électronique, disponible en plus de 26 langues :

Hintbox

 

V. Comment l'anonymat est-il garanti et le lanceur d'alerte protégé ?

La protection et la confidentialité du lanceur d'alerte sont des éléments essentiels de notre procédure de réclamation et sont prises très au sérieux. Tout au long de la procédure, des mesures individuelles sont élaborées et mises en œuvre au cas par cas afin de protéger le lanceur d'alerte contre toute discrimination ou sanction résultant d'un signalement. Toute tentative d'intimidation, menace ou discrimination sur le lieu de travail à l'encontre des lanceurs d'alerte ne sera pas tolérée. Si vous subissez des intimidations, des menaces ou des représailles à la suite d'un signalement, veuillez contacter notre médiatrice ou les services compétents au sein de TQG.

 

En tant qu'avocate, la médiatrice est en outre soumise au secret professionnel. Tout contact, ainsi que toute information ou tout signalement, sera traité en toute confidentialité. Ceci est garanti par un accord de protection des données distinct conclu avec TQG en tant que mandant.

 

Votre identité ne sera divulguée à TQG qu'avec votre consentement exprès. Si vos informations devaient donner lieu à une enquête des autorités chargées de l'application de la loi, votre anonymat resterait garanti, y compris à l'égard de ces institutions, par le secret professionnel de l'avocat, dans la mesure permise par la loi.

 

VI. Que se passe-t-il avec un signalement effectué ?

Résumé :

La médiatrice examine les signalements reçus et procède à une première évaluation juridique. Celle-ci est transmise, sous réserve du consentement du lanceur d'alerte à cette transmission, au General Counsel et Chief Compliance Officer de TQG ou, si des sociétés basées aux États-Unis sont concernées, au Chief Legal Officer aux États-Unis, pour un examen plus approfondi des faits. Un traitement strictement confidentiel des signalements est garanti. Dans la mesure où les signalements peuvent être étayés, des mesures supplémentaires sont mises en œuvre. Si les signalements s'avèrent infondés, l'enquête est clôturée. En outre, toutes les données à caractère personnel sont supprimées conformément aux exigences en matière de protection des données.

 

Les différentes étapes :

 

Réception du signalement

La réception du signalement est documentée et le lanceur d'alerte reçoit, au plus tard sept jours après, un accusé de réception de la médiatrice.

 

Examen du signalement

La médiatrice classe le signalement par thème et en évalue la plausibilité. Si le signalement est plausible, il est transmis, dans le respect de la confidentialité, au General Counsel/Chief Compliance Officer ou au Chief Legal Officer pour élucidation des faits.

 

Si le lanceur d'alerte le souhaite, la médiatrice reste en contact avec lui pendant toute la durée de la procédure. Toutefois, seul le lanceur d'alerte décide des modalités de ce contact.

 

Si le signalement n'est pas plausible, la procédure est clôturée et le lanceur d'alerte en est informé.

 

Élucidation des faits

Le General Counsel/Chief Compliance Officer ou le Chief Legal Officer élucide les faits en concertation avec la médiatrice, en mobilisant pleinement les moyens disponibles, au cas par cas, selon les besoins et dans les meilleurs délais. Il est d'abord vérifié si suffisamment d'informations sont disponibles pour élucider les faits. Si ce n'est pas le cas, la médiatrice contacte le lanceur d'alerte afin de demander des informations complémentaires.

 

Si un contact n'est pas souhaité et que suffisamment d'informations ne peuvent pas non plus être rassemblées par d'autres moyens pour élucider les faits, la procédure est clôturée. Si aucun manquement ni aucun risque ne peut être constaté au sein de l'entreprise ou chez les partenaires commerciaux ou fournisseurs, la procédure est également clôturée. Le lanceur d'alerte en est informé en conséquence.

 

Élaboration de solutions

Si un manquement ou un risque est constaté, des mesures préventives et/ou correctives appropriées sont élaborées sur la base des informations recueillies. Dans la mesure du possible, du raisonnable et si le lanceur d'alerte le souhaite, celui-ci est associé à l'élaboration des mesures préventives et/ou correctives.

 

Le lanceur d'alerte reçoit, au plus tard trois mois après l'accusé de réception, un retour de la médiatrice sur les mesures prévues et déjà mises en œuvre, ainsi que sur les raisons de celles-ci, dans la mesure où cela ne porte pas atteinte aux enquêtes (internes) et aux droits des personnes visées par le signalement, et dans la mesure où cela est légalement possible.

 

Mise en œuvre des mesures correctives, suivi et évaluation de l'efficacité

Les mesures préventives et/ou correctives décidées sont mises en œuvre, et leur exécution est suivie par le General Counsel, le Chief Compliance Officer/Chief Legal Officer, ou un comité désigné à cet effet.

En outre, TQG évalue l'efficacité de la procédure de réclamation chaque année et en cas de besoin. Les retours des lanceurs d'alerte sont notamment pris en compte à cet effet. Des ajustements sont apportés si nécessaire.

 

VII. Dois-je craindre des conséquences négatives si je fais un signalement ?

Si vous effectuez un signalement en toute bonne foi, vous ne subirez aucun désavantage au sein de l'entreprise. Toutefois, si vous soumettez sciemment un signalement faux ou de mauvaise foi, ou si vous avez vous-même enfreint les règles de conduite applicables, TQG se réserve le droit d'engager des poursuites judiciaires.

 

VIII. Que se passe-t-il si le contenu du signalement s'avère par la suite inexact ?

Ce qui importe, c'est qu'au moment du signalement, vous ayez cru ou supposé que le contenu était vrai, et que vous n'ayez pas effectué le signalement dans une intention abusive. S'il s'avère, après clarification des faits, que le signalement était infondé, vous n'avez à craindre aucune conséquence négative.

 

IX. Que se passe-t-il si vous êtes vous-même impliqué dans le manquement ?

Même dans ce cas, vous êtes encouragé à signaler les faits en question. Lors de l'examen des faits et d'éventuelles sanctions, cela sera pris en compte de manière appropriée, dans la mesure permise par la loi.

 

X. L'utilisation du système d'alerte entraîne-t-elle des frais pour le lanceur d'alerte ?

Aucun frais n'est à la charge du lanceur d'alerte.

 

XI. Le signalement crée-t-il une relation de mandat avec la médiatrice ?

Non, aucune relation de mandat n'est établie. La médiatrice est et demeure mandataire de TQG. Toutefois, la relation juridique entre la médiatrice et TQG en tant que mandant crée un « effet (protecteur) » en faveur du lanceur d'alerte. Cela permet à la médiatrice de conseiller volontiers le lanceur d'alerte de manière informelle sur des questions pratiques propres à son cas particulier ; elle ne peut toutefois pas représenter vos intérêts juridiques en tant que « votre » avocate.