Système d'alerte

Questions & réponses sur le service de médiation, la procédure de réclamation selon la loi sur le devoir de vigilance de la chaîne d'approvisionnement et le système d'alerte basé sur Internet chez The Quality Group GmbH et ses filiales ("TQGG").

I. Qu'est-ce qu'un service de médiation / un service de réclamation ("système d'alerte") ?

Dans le cadre de la lutte contre les violations des dispositions légales et/ou des règles de conformité internes à l'entreprise ainsi que des violations des obligations de diligence en matière de droits de l'homme et d'environnement, TQGG a nommé une avocate externe en tant qu'ombudsman et personne de contact pour notre système de dénonciation. L'avocate de l'ombudsman est à la disposition de tous les informateurs qui souhaitent signaler en toute confidentialité des irrégularités au sein de la TQGG.

II. Qui peut s'adresser au système de dénonciation ?

Notre système d'alerte, géré par notre avocate médiatrice, est en principe à la disposition de tous ceux qui peuvent donner des informations sur des comportements illégaux. Il peut s'agir de collaborateurs, de clients ou d'autres tiers. Sont acceptées toutes les informations dont vous soupçonnez une infraction et qui se situent dans le domaine thématique prédéfini.

III. Quels sont les sujets sur lesquels vous pouvez donner des informations ?

Le système de signalement est disponible pour les signalements concernant les violations de la loi et des règles, les risques liés aux droits de l'homme et à l'environnement et les violations du devoir de diligence, dans la mesure où ceux-ci concernent notre entreprise, notre secteur d'activité ou nos fournisseurs tout au long de la chaîne d'approvisionnement.

Les thèmes du contenu des rapports incluent notamment les éléments suivants :

Corruption, blanchiment d'argent, pots-de-vin, financement du terrorisme, violations des contrôles à l'exportation.
Comportements anticoncurrentiels
Violations du code de conduite et d'autres directives internes de TQGG (par ex. directives d'achat).
Sécurité des produits
Discrimination, harcèlement moral, droits fondamentaux
Santé, sécurité de l'entreprise, protection du travail
Questions relatives au personnel, y compris le non-respect des instructions de travail
Violations de la protection des données et de la sécurité de l'information
Violations des lois antitrust
Affaires de l'UE au sens de la directive européenne sur les lanceurs d'alerte, 2019/1937
Violations des obligations de diligence raisonnable en matière de droits de l'homme et d'environnement.

Le système d'alerte n'est pas destiné aux plaintes relatives aux activités opérationnelles. Les informations signalées par le biais du système d'alerte et qui concernent des faits ne relevant pas du domaine thématique défini sont transmises aux interlocuteurs correspondants, sous réserve de l'accord de l'auteur de l'alerte, ou les interlocuteurs correspondants sont désignés.

IV. Comment les dénonciations peuvent-elles être faites ?

TQGG :

Nos collaborateurs peuvent à tout moment adresser des signalements à leurs supérieurs hiérarchiques, au service des ressources humaines, au conseiller juridique général ou à d'autres services de l'entreprise.

Système de signalement / Avocat de l'ombudsman:

En outre, nos collaborateurs, nos partenaires commerciaux et d'autres tiers peuvent utiliser notre système d'alerte, qui permet de déposer des signalements auprès de notre ombudsman. Vous pouvez déposer vos signalements par téléphone, par courrier, par e-mail ou lors d'un rendez-vous personnel.

Dr. Kathrin J. Niewiarra, avocate, médiatrice

Philippistrasse 11

14059 Berlin

Tél :

TQGG@compliance-aid.com

Les avis peuvent être déposés en allemand et en anglais.

Il est également possible de déposer des signalements auprès de l'ombudsman via notre système de signalement électronique en plus de 26 langues : www.compliance-aid-tqgg.hintbox.de

Hintbox

V. Comment l'anonymat est-il garanti et le dénonciateur protégé ?

La protection et la confidentialité de l'informateur sont des éléments essentiels de notre procédure de plainte et nous les prenons très au sérieux. Tout au long de la procédure, des mesures individuelles sont élaborées et prises, selon le cas, afin de garantir la protection du dénonciateur contre tout traitement défavorable ou toute sanction en raison des informations fournies. Les tentatives d'intimidation, les menaces ou les discriminations sur le lieu de travail à l'encontre des lanceurs d'alerte ne seront pas tolérées. Si vous êtes victime d'intimidation, de menaces ou de représailles en raison d'un signalement, veuillez vous adresser à notre médiatrice ou aux services compétents de TQGG.

En tant qu'avocate, l'ombudsman est en outre soumise au devoir de confidentialité des avocats. La prise de contact ainsi que toutes les informations et indications sont traitées de manière absolument confidentielle. Ceci est garanti par un accord séparé sur la protection des données avec TQGG en tant que mandant.

Votre identité ne sera révélée à TQGG qu'avec l'accord explicite de l'informateur. Si vos informations devaient donner lieu à une enquête des autorités de poursuite pénale, votre anonymat est également garanti vis-à-vis de ces institutions par le devoir de confidentialité de l'avocat.

VI Qu'advient-il d'un avis remis ?

Résumé :

L'avocate de l'ombudsman examine les avis reçus et entreprend une première évaluation juridique. Cette évaluation est transmise à Svenja Wachtel, General Counsel chez TQGG, pour un examen plus approfondi des faits, dans la mesure où l'auteur de l'alerte a donné son accord pour la transmission. Un traitement absolument confidentiel des informations est garanti. Dans la mesure où les informations peuvent être concrétisées, d'autres mesures seront prises. Si les informations s'avèrent sans objet, l'enquête sera close. En outre, toutes les données personnelles sont effacées conformément aux dispositions légales en matière de protection des données.

Les différentes étapes :

Réception du signalement

La réception de la dénonciation est documentée et le dénonciateur reçoit un accusé de réception de l'ombudsman au plus tard dans les sept jours.

Examen du signalement

L'ombudsman classe la remarque par thème et examine sa plausibilité. Si l'information est plausible, elle est transmise à Svenja Wachtel, General Counsel, en vue d'une clarification des faits, dans le respect de la confidentialité.

Si le lanceur d'alerte le souhaite, l'ombudsman reste en contact avec lui tout au long de la procédure. Le dénonciateur est toutefois le seul à décider de la manière d'établir le contact.

Si l'information n'est pas plausible, la procédure est close et le dénonciateur est informé.

Clarification des faits

En concertation avec l'ombudsman, l'avocate générale clarifie les faits en fonction du cas individuel, des besoins et des délais, en utilisant pleinement ses ressources disponibles. Pour ce faire, elle vérifie d'abord si les informations disponibles sont suffisantes pour éclaircir les faits. Si ce n'est pas le cas, l'ombudsman contacte le lanceur d'alerte pour lui demander des informations supplémentaires.

Si une prise de contact n'est pas souhaitée et qu'il n'est pas possible de réunir d'une autre manière des informations suffisantes pour éclaircir les faits, la procédure est classée. Si aucun comportement fautif ou risque ne peut être constaté dans l'entreprise ou chez les partenaires commerciaux ou les fournisseurs, la procédure est également classée. Le lanceur d'alerte en est informé en conséquence.

Élaboration de solutions

Si une faute ou un risque est constaté, des mesures préventives et/ou correctives appropriées sont élaborées sur la base des informations recueillies. Dans la mesure où cela est possible, utile et souhaité par le lanceur d'alerte, celui-ci sera associé à l'élaboration des mesures préventives et/ou correctives.

Au plus tard trois mois après l'accusé de réception, le lanceur d'alerte reçoit un retour d'information de la part de l'ombudsman sur les mesures prévues et déjà prises, ainsi que sur les raisons de ces mesures, dans la mesure où elles ne portent pas préjudice aux enquêtes (internes) et aux droits des personnes faisant l'objet d'une alerte, et dans la mesure où cela est possible dans le cadre de ce qui est légalement autorisé.

Mise en place de mesures correctives, suivi et évaluation de l'efficacité

Les mesures préventives et/ou correctives décidées sont mises en place et leur mise en œuvre est suivie par le General Counsel ou un comité désigné à cet effet.

En outre, TQGG vérifie l'efficacité de la procédure de réclamation chaque année et à l'occasion. Pour ce faire, elle se base notamment sur le feed-back des lanceurs d'alerte. Si nécessaire, des ajustements sont effectués.

VII. dois-je craindre des conséquences négatives si je fais un signalement ?

Si vous émettez un signalement en toute bonne foi, vous ne subirez aucun préjudice au sein de l'entreprise. En revanche, si vous émettez sciemment un rapport erroné ou de mauvaise foi, ou si vous avez vous-même enfreint les règles de conduite en vigueur, TQGG se réserve le droit d'engager des poursuites judiciaires.

VIII. Que faire si le contenu de la déclaration s'avère faux par la suite ?

Il est important qu'au moment de la notification, vous ayez cru ou supposé que le contenu était vrai et que vous n'ayez pas fait la notification avec une intention abusive. S'il s'avère, après clarification des faits, que l'avis n'était pas fondé, vous n'avez pas à craindre de conséquences négatives.

IX. Que se passe-t-il si vous êtes vous-même impliqué dans l'abus ?

Dans ce cas également, vous êtes encouragé à signaler les faits en question. Dans la mesure où cela est juridiquement possible, il en sera tenu compte de manière appropriée lors de l'enquête sur les faits et de l'éventuelle sanction.

X. Le recours au système d'alerte entraîne-t-il des frais pour le lanceur d'alerte ?

Il n'y a pas de frais pour le lanceur d'alerte.

XI. L'alerte donne-t-elle lieu à une relation de mandat avec l'ombudsman ?

Non, il n'y a pas de relation de mandat. L'ombudsman est et reste un mandataire de TQGG. Toutefois, la relation juridique de l'ombudsman avec TQGG en tant que mandant produit un "effet (de protection)" en faveur du dénonciateur. Ainsi, l'ombudsman peut volontiers conseiller l'informateur de manière informelle sur les questions pratiques du cas particulier, mais il ne lui est pas possible de représenter vos intérêts juridiques en tant que "votre" avocat.